Si aún gestionas tus procesos de negocio en hojas de cálculo con el resto del equipo, debes saber que hay una forma muy sencilla y rápida para dar un paso más en la transformación digital de procesos de tu empresa, de una forma absolutamente personalizada a tu negocio y completamente eficiente y escalable.
Es muy común el encontrarnos procesos operativos en los que toda la información sale o regresa a una hoja de cálculo como puede ser Excel. Es un método genial para mantener la información organizada pero rápidamente comprobaremos que no es una proceso escalable y óptimo. Vamos a verlo según distintos criterios:
"Nuestra plataforma LOW CODE te permite automatizar cualquier proceso de negocio en la mitad de tiempo"
- Transmisión
Normalmente estas hojas de cálculo suelen transmitirse por correo electrónico y se confía en que las diferentes personas que forman parte del proceso trabajan de la misma manera y sin cometer fallos. Esta situación suele convertirse en un cruce infinito de correos electrónicos con documentos adjuntos.
- Control
No es lo habitual trabajar con documentos protegidos por contraseña de la misma manera que una vez teniendo la contraseña no podemos identificar “qué persona hizo qué”. En caso de producirse modificaciones no podremos trazar ni quién ni cuando se produjeron.
- Versionado
Entrados en la vorágine de envío de correos es fácil encontrar archivos con el mismo nombre y versiones diferentes donde no necesariamente están ordenados. Es muy fácil equivocarse en el versionado, que haya desfases horarios, información perdida y múltiples hilos de trabajo que impiden consolidar la información de forma eficiente.
- Acceso
Normalmente no todas las herramientas de hojas de cálculo permiten el acceso simultáneo y colaborativo de diferentes usuarios por lo que corremos el riesgo de que la información que estamos viendo esté siendo modificada en ese momento y por lo tanto no tengamos la seguridad de que sea correcta en el instante en el que necesitamos procesarla.
- Personas
Aunque los datos en estos documentos son importantes, el verdadero valor son las personas que los cargan, procesan y actualizan constantemente. Si bien esta es la manera tradicional de trabajar a medida, las necesidades de usuarios y clientes aumentan y la capacidad de ejecución se ve mermada debido al gran esfuerzo que el mantenimiento de las hojas de cálculo requiere en términos de personal.
Con nuestra plataforma low code es posible solucionar todos estos problemas ya que permite:
- Crear entornos tabulados que son familiares para los usuarios simulando hojas de cálculo, lo que reduce la curva de aprendizaje.
- Controlar toda la información pasada y presente, lo que permite que la información siempre se encuentre actualizada, confiable y lista para su utilización en todo momento, incluso en entornos con necesidades de “tiempo real”.
- Trazar todos los eventos ocurridos durante toda la vida del proceso, ya que todas las personas, datos, modificaciones y demás acciones, quedan registradas en una bitácora.
- Definir un esquema de acceso a la información de forma atómica, permitiendo un control estricto y cumpliendo con todas las normativas de seguridad nacionales e internacionales ISO, ENS y SOC entre otros.
- Reducir o eliminar el tiempo dedicado al proceso debido a la automatización de todos los pasos posibles permitiendo a las personas destacar en lo que la compañía necesita en lugar de mantenerse repitiendo procesos de bajo valor añadido.
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